JagMail (Google/G Suite)安全消息功能

一般的指导

• 大学HIPAA办公室和计算机服务中心已经确定 大学签约的G Suite for Education的以下组成部分(以前为 标题为“谷歌教育应用程序”)，如果使用得当，可以提供基本的技术 以及HIPAA保护数据通信的合同要求:
  
  • JagMail邮件(@southalabama).edu)
  • Google Drive/Google Shared Drives
  • 谷歌文档和表格
    
    
• 本文件不涉及贵公司业务实践的适用性 也不知道你是否符合HIPAA法规. 假设 你已向有关大学检讨你的做法和程序 决定是否可以共享有关数据以及可以与谁共享 共享.
  
  
• 这些G Suite服务可以在校园网络USANAS之外使用 存储系统. 对于大多数主要在大学地点交换信息的办公室来说， USANAS将是首选的共享/存储系统.  所有教职员工办公室 可以要求访问USANAS吗. 请联系 helpdesk@aprender-a-bailar.com 寻求帮助.
  
  
• 尽管商业Gmail系统与Gmail有许多共同的技术特点 大学G套件(JagMail)，它不包括在大学的合同中 符合大学对机密资料的所有技术和行政要求. 不允许使用PHI或其他大学机密数据. 用它来 目的除了违反大学规定外，还可能使您承担个人责任 政策.
  
  
• 虽然JagMail电子邮件系统满足合同和技术要求 包括PHI、电子邮件在内的敏感数据的传输受到以下关注:
  
  • 电子邮件很容易发送到错误的收件人(或错误地转发由有效 收件人到不合适的收件人)
  • 消息一旦发送就不可能收回.
  • 具有自动转发功能的收件人可能会传播超出您意图的邮件.
  • 电子邮件信息保存在已发送邮件文件夹中，并可能驻留在多个设备上，包括 智能手机.  很难(如果不是不可能的话)满足文件保留和 电子邮件处理要求.
    
    
• 计算机服务中心建议尽可能使用电子邮件 警报 or 通知 但不能传输或传递敏感信息.  (例如，您可以放置 并使用电子邮件提供访问链接.)

安全特性

以下安全特性适用于JagMail的所有用户(@southalabama).edu/@jagmail.aprender-a-bailar.com G Suite系统.)

双因素认证

所有用户都可以激活2因素认证，推荐给所有人，但必不可少 任何传输或存储敏感信息的人. 请参阅  JagMail双因素身份验证 有关详细信息,. 这些信息也可以在大学的主web服务器上找到 通过在A-Z索引中找到“JagMail双因素身份验证”.

电子邮件传输安全特性

• 大学之间的所有电子邮件@health.aprender-a-bailar.com和JagMail系统 通过加密通道. (也称为传输层安全性，或TLS) JagMail用户之间的所有电子邮件.
  
  

• #安全主题关键字

  对于两个大学系统之外的通信，@southalabama的任何用户.edu 或@jagmail.southalabama.Edu可能会要求电子邮件只能通过加密的方式发送 通过添加关键字“#安全的标题.

  如果电子邮件系统不能通过TLS通道发送，您将收到一条错误消息 从系统，它将不会被交付. 然后你可以决定是否另一个 方法——比如Google Drive共享——是一个合适的选择.
  
  

Google Drive和Shared Drives(包括Google Docs和Sheets)

• 访问这些服务只能通过安全的加密通道.
  
  
• University G Suite的Google Drive空间是“无限的”.  
  
  
• 共享选项: 
  • Google Drive允许灵活的共享控制，包括限制对特定文件的访问 JagMail收件人或所有JagMail用户.
  • 你可以设置股票的到期时间.
  • 文件和文件夹可以“共享给任何有链接的人”，允许共享数据 给JagMail系统之外的个人. 当用于敏感数据时，这应该是有限的时间，并且不共享一次 传播. 
    
    
• 一般使用建议:
  • 谷歌驱动器绑定到个人用户帐户，最适合个人 用户工作文件和AD hoc共享.
  • 共享驱动器独立于个人用户帐户而存在，最适合共享 项目和长期储存.
  • 卫生系统用户可以根据要求获得访问Google Drive资源的帐户.
    
    
• 更多信息请访问  开始使用Google Drive 和  开始使用共享驱动器 和计算机服务中心/学术计算帮助台 helpdesk@aprender-a-bailar.com